Gelişen teknoloji, uzaktan veya hibrit çalışma gibi yüz yüze gelmenin zorlukları, artan işyükleri derken son dönemlerde işverenler, çalışanların bordrolarını imzalatmak ve bordro takibinin yapılması konusunda hukuken yaşadıkları sıkıntıların giderilmesi için çeşitli çözümler arıyor.

Ancak 4857 sayılı İş Kanunu’nun “Ücret Hesap Pusulası” başlıklı 37’inci maddesinde, “İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans, nafaka, icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. Bu işlemler damga vergisi ve her çeşit resim ve harçtan muaftır” hükmü yer alıyor. Yani anılan madde uyarınca işverenlerin çalışanlara yaptığı ödemelerde, ücret hesabını gösteren işveren imzasını veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir ücret hesap pusulasını İMZA karşılığında çalışana vermesi gerekiyor.

Ücret pusulasının temel işlevi, çalışanların ücret dönemi içinde hak kazandığı her türlü ücret, fazla çalışma ücreti, hafta tatili ücreti, genel tatil ücreti, prim ikramiye gibi ödemelerin yasaya uygun olarak düzenlenip düzenlenmediğinin çalışanlarca takip edilmesinin sağlanması. Bu sayede ücret hesap pusulasında çalışanların işçilik ücret alacaklarının tam ve eksiksiz olarak düzenlenmesi ve bu belgenin çalışanlarca ihtirazi kayıtsız imzalanması halinde de anılan belgenin senet niteliğine sahip olduğu mahkemelerce kabul ediliyor.

Bu sayede, çalışanlarca imzalanmış bir ücret hesap pusulasına (bordroya) karşı tanıkla ispat imkanı da ortadan kalkmış oluyor. Bu durumda İş Kanunu’nun ilgili maddesi uyarınca çalışana ücret hesap pusulasının verilmesi ve verildiğinin ispat edilmesi işverenler açısından fiili bir zorunluluk haline geliyor. Buna ilişkin olarak Çalışma Genel Müdürlüğü’nün 13.11.2017 tarihli görüş yazısında, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 37’nci maddesi ile getirilen ücret hesap pusulası düzenleme yükümlülüğü, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 1525’inci maddesine dayanılarak hazırlanan ve 25.08.2011 tarih 28036 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” kapsamında bir sistem kurularak elektronik ortamda yerine getirilmesi halinde yasal yükümlülüğün de yerine getirilmiş sayılacağı yönünde görüş bildirmiş olmasına rağmen, 7036 sayılı İş Mahkemeleri Kanunu’na göre çalışanlarla işverenler arasında hizmet akdinden, toplu iş sözleşmesinden ve İş Kanunu’na dayanan her türlü hak iddialarından doğan hukuk uyuşmazlıklarının kesin olarak çözüme bağlanma görev ve yetkisi iş mahkemelerine aittir. Dolayısıyla iş mahkemeleri, Bölge Adliye Mahkemeleri ve Yargıtay gibi yargı mercilerinin karara bağlayacağı konularda Çalışma Genel Müdürlüğü’nün normlar hiyerarşisinde de yer almayan bir yazısının göz önünde bulundurulması işverenler açısından riskli olabilecektir ki, Yargıtay kararları incelendiğinde ücret hesap pusulalarının çalışanlara ıslak imza ile teslim edilmesi gerektiği yönünde birçok emsal ve istikrar kazanmış karar bulunuyor.

Bu çerçevede çalışanların ücret hesap pusulalarının KEP veya çalışanın şirket e-posta adresine gönderilmiş olması anılan belgenin işyeri adına çalışana tebliğ edildiğini hususunu ortaya koymaya yeterli olsa da olası bir uyuşmazlık halinde anılan belgelerinin çalışan tarafınca ihtirazi kayıtsız imzalı olmaması, sadece tebliğ edilmiş olması işyeri lehine geçerli bir belge olarak kabul edilmemesi riskini doğurabilecektir.

Ücret hesap pusulasının (bordronun) çalışanlarca güvenli elektronik imza ile imzalanması, imzalı bordro ile eşdeğer nitelikte bir belge oluşturması anlamında gereçli bir yol olarak karşımıza çıkabilir. Ancak işveren tarafında tüm çalışanlara güvenli elektronik imza alınması ve bunun devamlılığının sağlanması çalışan sayısının çok fazla olduğu iş yerleri bakımından maliyetli bir yol olacaktır.

Buna paralel olarak günümüzde Güvenli Elektronik İmza’nın değiştirilemezlik, doğruluk ve bütünlük gibi işlevlerini yerine getiren “zaman damgası” ile loglama yapan birçok İK yazılımı bulunuyor. Bu yazılımları kullanan işverenler çalışanların işe giriş çıkış kayıtlarını işyeri girişindeki QR kodun giriş-çıkışlarda okutulması yoluyla temin edebiliyor, çalışanların yıllık izin, mazeret izni gibi izin taleplerini çalışanlara (yazılım kullanıcılarına) özgü oluşturulan kullanıcı hesapları üzerinden toplayıp gerektiğinde onay verebiliyor; bordroları da yine çalışanlara özgü kullanıcı hesaplarına gönderip çalışanların içeriğini okuyup okumadığını, bordroyu hangi IP adresinde, hangi tarih, saat ve dakikada açtığını, bordroyu onaylayıp onaylamadığını zaman damgalı olarak loglayarak İK süreçlerini yürütüyorlar.

Birçok işverenin zihninde “el ile atılan imza kadar güvenli mi?” sorusu yatsa da hukukun amacı gelişen teknolojiye ayak diretmek değil; uyum sağlayarak hukuk kurallarını aynı kudrette geçerli kılmaktır. Bu sebeple gerek İş Kanunu’nda gerekse medeni yargılama usulüne ilişkin kuralların düzenlendiği Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nda yer alan ilkeleri sağladığı ölçüde pek tabii dijital çözümler de hukuki bir ispat aracı olma gücüne sahip olacaktır. Örneğin İK yazılımları vasıtasıyla alınan zaman damgalı log kayıtları ile çalışan (yazılım kullanıcısı) onay kayıtları, Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun  “Belge” başlıklı 199’uncu madde kapsamında belge ve dolayısıyla 202’nci madde uyarınca delil başlangıcı olarak kabul edilebilecektir.

Bu nedenle söz konusu evrakların (dijital ortamda çalışana sunulan bordroların, yıllık izin mutabakatlarının, çalışma şartlarında esaslı değişikliğe dair bildirimlerin ya da çalışanın dijital ortamda işverene sunduğu işe giriş-çıkış QR puantaj kayıtları, yıllık izin talepleri vb.) çalışan tarafından dijital ortamda onaylandığı sistemden alınan zaman damgalı log kayıtlarıyla ortaya konulması ve dosyaya sunulan diğer belgelerle (banka ödeme dekontları vb.) bu dijital onaylı belgelerdeki tutarların veya işlemlerin birbirini teyit etmesi halinde, anılan ücret hesap pusulalarının (bordroların) çalışanlar tarafından onaylandığı kabul edilmelidir.

Her ne kadar yargı kararları şu an için yazımızda anlattığımız dijitalleşme olgusuna biraz yabancı gözükse ve zaman zaman bazı yüksek mahkeme kararlarında bu dijitalleşmeye olumlu bakılmasa da gelişen ve değişen teknoloji ile birlikte yargı kararlarında da bu el ile atılan imzayı içeren talep-onay sürecinin dijitalleşeceği; İK yazılımlarında yer alan zaman damgalı log kayıtları gibi doğruluk ve bütünlüğü teknik olarak sabit olan çeşitli kayıtların geçerli kabul edileceğini düşünüyoruz. Tabii bu süreçte şirketlerin insan kaynakları birimlerinin, bu dijitalleşme süreçlerini mutlaka hukuk danışmanlarıyla tartışarak, fikir alışverişinde bulunarak planlamalarını, geliştirmelerini ve uygulamaya koymalarını; olası davalarda da bu yazılım kayıtlarının delil mahiyetinde olabilmesi için usule uygun, değiştirilmesi mümkün olmayan ve mahkemeler nezdinde anlaşılabilir rapor halinde sunumu kolay sistemlerin tercih edilmesini tavsiye ediyoruz.

                                                                                                                                                    Av. Seçil Özmestik LL.M